Face à une facture impayée, la tentation est de relancer selon l’humeur du jour — un peu agacé, on écrit tout de suite ; occupé ailleurs, on laisse traîner. Un calendrier fixé à l’avance, identique pour chaque client, évite ces deux excès.
Le délai légal avant de s’inquiéter
Le délai de paiement entre professionnels est encadré par la loi : à défaut de mention contraire sur la facture, il est fixé à trente jours après la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation, et les parties peuvent convenir d’un délai différent dans la limite de plafonds fixés par les textes. Ce délai légal sert de repère objectif pour démarrer une relance : avant son terme, un rappel reste prématuré ; après, il devient légitime et peut s’accompagner des pénalités prévues par la facture elle-même.
Les étapes d’une relance qui suit un ordre
- Rappel amical, quelques jours après l’échéance, par email : simple rappel de la date et du montant, sans ton accusateur, en laissant la place à un oubli de bonne foi.
- Relance écrite plus ferme, environ deux semaines plus tard si le premier rappel reste sans effet, mentionnant explicitement les pénalités de retard applicables et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
- Mise en demeure, par courrier recommandé avec accusé de réception, si la relance écrite n’a produit aucun paiement ni aucune réponse : ce document formalise juridiquement le retard et ouvre la voie à un recouvrement plus contraignant.
- Recouvrement, amiable ou judiciaire selon le montant et la relation avec le client, si la mise en demeure reste elle-même sans effet après le délai qu’elle fixe.
Les pénalités, prévues à l’avance sur la facture
Les pénalités de retard courent automatiquement dès le lendemain de la date d’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire pour les déclencher, à condition qu’elles aient été mentionnées sur la facture d’origine — une raison de plus pour ne jamais omettre cette mention. S’y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due de plein droit en cas de retard de paiement entre professionnels, indépendamment du montant de la facture concernée.
Consigner chaque relance, pas seulement l’envoyer
Une relance qui n’est pas consignée quelque part — date d’envoi, canal utilisé, réponse obtenue ou absence de réponse — devient difficile à prouver le jour où le dossier doit passer en recouvrement. Un simple tableau, tenu à jour à chaque étape, suffit à reconstituer l’historique complet d’un impayé sans avoir à fouiller une boîte email au moment où le temps presse déjà. Cette trace écrite devient particulièrement précieuse au stade de la mise en demeure, où la régularité de la procédure suivie en amont peut peser dans l’appréciation du dossier.
Pourquoi un calendrier fixe protège la relation client
Un calendrier identique pour tous les clients retire toute dimension personnelle à la relance : ce n’est pas une décision prise contre tel client en particulier, c’est une procédure appliquée systématiquement, qui protège autant la trésorerie que la relation commerciale. Un client sérieux comprend une relance qui suit des règles claires et affichées ; il comprend moins bien une relance qui varie selon l’humeur perçue de son interlocuteur, ou qui n’arrive jamais, au risque de faire de l’impayé une habitude tacitement tolérée.
- Délai légal : 30 jours par défaut, modifiable dans la limite des plafonds prévus par les textes.
- Pénalités : automatiques dès le lendemain de l’échéance si mentionnées sur la facture.
- Indemnité forfaitaire : 40 € de plein droit, due en plus des pénalités de retard.
Le détail des règles applicables aux délais de paiement entre professionnels, pénalités et indemnité forfaitaire compris, est publié sur economie.gouv.fr. Ce calendrier de relance n’a de sens que si la facture d’origine comportait déjà toutes les mentions obligatoires nécessaires pour l’appliquer, un point détaillé du côté de la rubrique se lancer consacrée aux premières démarches d’une activité.
Un calendrier de relance appliqué systématiquement transforme une source d’agacement récurrent en simple procédure, appliquée sans effort de décision à chaque nouvelle échéance dépassée.
